Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Genehmigungskoordinator
Beschreibung
Text copied to clipboard!
Wir suchen einen Genehmigungskoordinator, der die Planung, Beantragung, Nachverfolgung und Dokumentation von Genehmigungen für unterschiedliche Projekte, Standorte oder betriebliche Vorhaben verantwortet. In dieser Rolle sind Sie die zentrale Schnittstelle zwischen internen Fachabteilungen, externen Behörden, Dienstleistern, Gutachtern und weiteren relevanten Stakeholdern. Ihr Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Genehmigungen vollständig, fristgerecht und in Übereinstimmung mit geltenden gesetzlichen, regulatorischen und organisatorischen Anforderungen eingeholt werden.
Als Genehmigungskoordinator analysieren Sie projektbezogene Anforderungen, identifizieren notwendige Anträge und Nachweise und erstellen strukturierte Zeitpläne für den gesamten Genehmigungsprozess. Sie koordinieren die Zusammenstellung technischer, administrativer und rechtlicher Unterlagen und prüfen diese auf Vollständigkeit, Plausibilität und formale Konformität. Darüber hinaus überwachen Sie Fristen, pflegen Genehmigungsregister und sorgen für eine transparente Kommunikation über den aktuellen Bearbeitungsstand.
Die Position erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent, Genauigkeit und Kommunikationsstärke. Sie arbeiten eng mit Projektmanagement, Recht, Compliance, Technik, Bau, Umwelt, Einkauf und operativen Teams zusammen, um Risiken frühzeitig zu erkennen und Verzögerungen zu vermeiden. Dabei unterstützen Sie auch bei der Interpretation behördlicher Anforderungen, bei Rückfragen von Prüfinstanzen sowie bei der Vorbereitung von Audits, Begehungen oder Nachreichungen.
Ein wichtiger Bestandteil Ihrer Tätigkeit ist die kontinuierliche Optimierung von Prozessen im Genehmigungsmanagement. Sie entwickeln Standards für Dokumentation, Vorlagen und Abläufe, um die Effizienz und Nachvollziehbarkeit zu erhöhen. Zudem beobachten Sie Änderungen in relevanten Vorschriften und informieren betroffene Bereiche über mögliche Auswirkungen auf laufende oder zukünftige Vorhaben.
Erfolgreiche Kandidatinnen und Kandidaten bringen Erfahrung in der Koordination komplexer administrativer Prozesse mit und verfügen idealerweise über Kenntnisse im Umgang mit behördlichen Verfahren, regulatorischen Anforderungen oder projektbezogenen Freigaben. Sie sind in der Lage, mehrere Vorgänge parallel zu steuern, Prioritäten sinnvoll zu setzen und auch unter Zeitdruck sorgfältig zu arbeiten. Ein professionelles Auftreten, diplomatisches Geschick und eine lösungsorientierte Arbeitsweise sind für diese Funktion besonders wichtig.
Diese Position eignet sich für Personen, die gerne strukturiert arbeiten, Verantwortung übernehmen und einen wesentlichen Beitrag zur rechtssicheren und termingerechten Umsetzung von Projekten leisten möchten. Als Genehmigungskoordinator tragen Sie maßgeblich dazu bei, dass organisatorische und regulatorische Hürden effizient bewältigt werden und Projekte auf einer verlässlichen Grundlage voranschreiten können.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Koordination des gesamten Genehmigungsprozesses für Projekte, Standorte oder betriebliche Maßnahmen
- Ermittlung erforderlicher Genehmigungen, Nachweise und behördlicher Anforderungen
- Zusammenstellung, Prüfung und Einreichung von Antragsunterlagen
- Überwachung von Fristen, Auflagen und Bearbeitungsständen in laufenden Verfahren
- Kommunikation mit Behörden, Gutachtern, Dienstleistern und internen Fachbereichen
- Pflege von Genehmigungsregistern, Dokumentationen und Statusberichten
- Unterstützung bei Rückfragen, Nachforderungen und behördlichen Prüfungen
- Identifikation von Risiken und Eskalation kritischer Verzögerungen
- Mitwirkung bei der Standardisierung und Optimierung von Genehmigungsabläufen
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien sowie externer regulatorischer Vorgaben
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder technische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium
- Berufserfahrung in der Koordination administrativer oder regulatorischer Prozesse
- Verständnis für behördliche Verfahren, Dokumentationspflichten und Fristenmanagement
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Sorgfalt und Genauigkeit bei der Prüfung komplexer Unterlagen
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Dokumentenmanagementsystemen
- Fähigkeit, mehrere Vorgänge parallel zu bearbeiten und Prioritäten zu setzen
- Selbstständige, lösungsorientierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrung haben Sie mit Genehmigungs- oder Antragsverfahren?
- Mit welchen Behörden oder regulatorischen Stellen haben Sie bereits zusammengearbeitet?
- Wie stellen Sie sicher, dass Fristen und Auflagen zuverlässig eingehalten werden?
- Welche Methoden nutzen Sie zur Organisation mehrerer paralleler Vorgänge?
- Haben Sie Erfahrung mit Dokumentenmanagement- oder Workflow-Systemen?
- Wie gehen Sie mit unvollständigen Unterlagen oder kurzfristigen Nachforderungen um?
- In welchen Branchen oder Projekttypen haben Sie Genehmigungsprozesse begleitet?
- Wie kommunizieren Sie Verzögerungen oder Risiken an interne Stakeholder?
